Geautomatiseerde e-mail bij afwezigheid en ziekte
Brandweerrooster kan automatisch e-mails verzenden naar de HR-afdeling (P&O) wanneer een afwezigheidsaanvraag, zoals een ziekmelding, wordt goedgekeurd, gewijzigd of beëindigd. Dit kan worden ingericht voor elke beschikbaarheidscode die voor jouw organisatie van belang is.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het proces rondom een afwezigheidsaanvraag (bijvoorbeeld een ziekmelding) verloopt als volgt:
Stap 1.) Een postlid belt de dienstdoende leidinggevende / afdeling planning om zich ziek te melden, of start zelf een afwezigheidsaanvraag via de Brandweerrooster-app of de website.
Stap 2.) Als het lid belt, voert de leidinggevende de aanvraag in namens de gebruiker via het groepsrooster, de dienstenplanner of het menu. Hierbij wordt de juiste code (bijv. 'Ziekte') geselecteerd en de verwachte einddatum ingevoerd.
Stap 3.) Zodra de aanvraag wordt opgeslagen, wordt er direct een automatische e-mail met alle details naar de HR-afdeling gestuurd.
Stap 4.) Als de leidinggevende (met planner-rechten) de melding invoert, wordt de aanvraag direct gemarkeerd als 'afgerond'. Alle geplande diensten en intervallen tussen de start- en einddatum krijgen direct de status 'Ziek'. Als het postlid de aanvraag zelf heeft ingediend, moet de leidinggevende deze eerst goedkeuren voordat het rooster wordt bijgewerkt.
Wat gebeurt er bij herstel?
Als een medewerker eerder herstelt dan de oorspronkelijk geschatte einddatum, opent de leidinggevende de 'afgeronde' aanvraag, vult de daadwerkelijke hersteldatum in en klikt op Corrigeren.
- Het rooster wordt voor de resterende periode (tussen de hersteldatum en de oude einddatum) direct weer hersteld naar de normale status.
- Er wordt automatisch een nieuwe update-mail naar HR gestuurd om het herstel te melden.
Wat is er nodig om dit in te richten?
De configuratie van deze automatische koppeling kan alleen worden uitgevoerd door de administrators van Brandweerrooster. Je kunt een inrichtingsverzoek indienen door te mailen naar helpdesk@brandweerrooster.nl.
Om de koppeling correct voor jullie klaar te zetten, hebben wij de volgende informatie nodig:
- Beschikbaarheidscodes: Voor welke specifieke codes (bijv. Ziek, Kortdurend Zorgverlof, etc.) moeten de e-mails worden geactiveerd?
- Triggers (Gebeurtenissen): Bij welke acties moet Brandweerrooster een mail sturen? Je kunt kiezen uit:
- Afwezigheidsaanvraag goedgekeurd
- Afwezigheidsaanvraag teruggedraaid/hersteld
- Afwezigheidsaanvraag verlengd
- Aanvraag extra werkzaamheden goedgekeurd
- Aanvraag extra werkzaamheden teruggedraaid
- Aanvraag extra werkzaamheden verlengd
- E-mailadressen: Welke e-mailadressen (bijvoorbeeld van de HR-helpdesk of specifieke teamleiders) moeten deze updates ontvangen?
- Standaardduur afwezigheid: Welke standaardperiode moeten we invullen als een manager een melding start? (Vaak wordt dit standaard op een paar weken gezet, zodat de manager dit later handmatig kan overschrijven. Dit voorkomt dat een ziekmelding per ongeluk alleen voor de geselecteerde dienst geldt).
- Naderend einde waarschuwing (Optioneel): Moet de manager een waarschuwing krijgen als de verwachte einddatum bijna is bereikt? (Bijvoorbeeld: "Toon waarschuwing als de afwezigheid afloopt in minder dan X dagen"). Dit herinnert de manager eraan om de medewerker beter te melden of de periode te verlengen.
- Automatisch goedkeuren (Optioneel): Moeten aanvragen voor deze specifieke code altijd automatisch worden goedgekeurd zodra ze worden ingediend?
Goed om te weten: Dit proces kan worden ingericht voor zoveel verschillende beschikbaarheidscodes als jouw organisatie nodig heeft. Elke code kan zijn eigen unieke instellingen en HR-ontvangers krijgen.